Integración

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¿Para qué sirve esta herramienta?

Hoy en día, toda empresa de cualquier tipo y tamaño, puede contar -gracias a los avances tecnológicos y a la disponibilidad de herramientas- con un buen sistema de gestión que le resulte accesible y que la acompañe en su crecimiento.

En este sentido, es especialmente necesario que toda pyme o micropyme, opte por el uso de herramientas de gestión que le sirvan tanto en la operación diaria como para poder medir todas las variables relacionadas a su negocio. El objetivo es lograr una planificación de las actividades en el mediano y largo plazo que le redunden en beneficios operativos y económicos.

Un buen sistema de gestión permite -por ejemplo- obtener indicadores y estadísticas, contar con alertas impositivas, poder utilizar un sistema de facturación electrónica, poder reconocer cuál es el producto de mayor y menor rendimiento y llevar una contabilidad automatizada. Permite también, administrar la información de los proveedores, de los costos y los valores que deben tener los productos de la empresa, entre otras funcionalidades.

Una de las principales ventajas que brinda contar con un sistema de gestión es que logra establecer un planeamiento estratégico de la compañía, facilitando a sus directivos el enfoque en lo realmente importante, con la seguridad garantizada del resto de los procesos, ya que se evita la sobrecarga de trabajos y la dificultad para acceder a la información del negocio. Si bien la primera etapa del proceso de implementación es ardua, el sistema generará, en un mediano plazo, la posibilidad de organizar estratégicamente la información y permitirá obtener mejores resultados administrativos.

Dentro de este tipo de paquetes de herramientas de gestión se encuentran, como principal, los ERP -Enterprise Resource Planning-, enfocados hacia la gestión administrativa, impositiva y contable de las empresas, que permiten tener información detallada de la operación diaria de cualquier actividad comercial y productiva.

Como complemento, encontramos el CRM -Customer Relationship Management, que permite llevar un registro y gestión de los clientes. Todo CRM funciona como una gran base de datos, que ayuda a detectar oportunidades de venta y seguimientos de post–venta. Por otro lado, encontramos también el sistema “tablero de comando”, que es una herramienta que organiza distintos indicadores para calcular y obtener reportes más específicos  de una operatoria.

Los sistemas pueden implementarse de dos maneras: o bien en las propias oficinas de los clientes; o bien, se puede alquilar el uso en servidores de terceros. Lo importante a remarcar es que, al momento de implementar un sistema de gestión, se opte por la metodología que mejor se adapte a la necesidad de la empresa. En este sentido, es recomendable tener presente un presupuesto mayor, con el fin de obtener un sistema que pueda ser diseñado “a medida” de los requerimientos del propio negocio y no optar por soluciones “estandarizadas”.

Como fue mencionado, es importante destacar que implementar un sistema de gestión no es una tarea sencilla; implica un compromiso de cada uno de los miembros de la compañía, especialmente sus Directivos. Sin embargo, los resultados valen el esfuerzo realizado. Informatizarse y organizar los procesos internos de una empresa son una gran decisión para optimizar la gestión y, en consecuencia, optimizar resultados.

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Para toda pyme resulta imprescindible adecuar el negocio a las exigencias del mercado actual. A través de la tecnología, se trata de crear la mejor versión de la empresa, adaptando las estrategias, los procesos y los equipos de trabajo.

Mucho se está hablando de transformación digital. Los CEO de todos los rubros saben lo importante de tenerlo en la agenda de la estrategia. Hoy en día, no es posible concebir un negocio que no haya digitalizado sus procesos.

La transformación digital de una pyme resulta absolutamente necesaria en el entorno en el que hoy se están desenvolviendo los negocios. Se trata de generar una mejor versión de la empresa para las exigencias del mercado actual.

Sin embargo, como le pasa a muchos temas en boga, se confunde la naturaleza del concepto y el caso de la transformación digital no es la excepción.

¿Qué es la transformación digital?

Es un tipo de transformación de negocio donde la tecnología juega un rol predominante. En la era digital, surgen nuevas oportunidades de negocio y las organizaciones transforman sus estrategias, estructuras, cultura y procesos, utilizando la potencia y el poder de los medios digitales y los servicios basados en internet.

Este tipo de adaptación de los negocios a la era digital ayuda, en gran medida, a obtener un mejor rendimiento de los procesos internos y externos de la empresa.

¿Qué NO es transformación digital?

La transformación digital de un negocio no se refiere a que esta tenga presencia en redes sociales o que cuente con una página web. El consumidor de hoy ha evolucionado de tal forma que, antes de hacer una compra, investiga todo acerca del producto o servicio que quiere adquirir, analiza la información que hay, quiere estar cada vez más conectado con la marca en cuestión, así que, para lograr complacerlo, es necesario que la transformación digital de una empresa sea total.

Algunos errores típicos que se cometen al encarar una iniciativa de transformación digital son:

  • Enfocar la transformación solo en el área de Marketing y no ver mejoras en las otras áreas.
  • Tomar en cuenta solo tecnologías «disruptivas», ya que con tecnologías tradicionales también se puede transformar el negocio.
  • Llevar a cabo proyectos de transformación y desatender el día a día.
  • Preocuparse por la tecnología y no por el modelo de negocio, los procesos, el equipo y la cultura.
  • Digitalizar un producto o servicio sin ofrecer una verdadera experiencia de cliente digital.

¿Cuáles son las ventajas de la transformación digital de los negocios?

  • Mejora los procesos operativos internos.
  • Ayuda a crear y manejar la base de datos de consumidores.
  • Facilita el proceso de análisis de datos.
  • Crea una ventaja sobre los otros negocios que no se han digitalizado.
  • Mejora la rentabilidad de los negocios.
  • Contribuye con el «user experience».
  • Permite que fluya la comunicación con el cliente.
  • Minimiza los costos.
  • Genera nuevas oportunidades de negocio.

Poder adaptarse al cambio es fundamental para el proceso de transformación digital que, además, no es algo que se hace una sola vez. Es una evolución constante del negocio ante las nuevas tendencias digitales que aparecen en el mercado.

Entender la organización como un todo tiene un valor fundamental en los resultados del negocio. Sin importar el tamaño, cualquier empresa puede aplicar procesos para ser más eficiente.

         El trabajo por procesos permite medir resultados obtenidos y compararlos contra los objetivos planteados, convirtiendo esa información en una enorme ventaja competitiva, un todo y no solo la suma de las partes. Sin embargo, muchas empresas manejan cada área o sección en forma independiente, lo que conduce a una superposición de tareas, falta de coordinación, ineficiencias en la utilización de recursos, entre otras cosas.

Gestionar por procesos es administrar los recursos de la organización pensándola como una unidad en la que cada parte tiene su participación en el resultado final.

Bajo este concepto ya no existen divisiones entre un sector y otro, sino que las áreas están interconectadas. Las reuniones verticalistas desaparecen y dan lugar a espacios donde se realicen reuniones interdepartamentales para la toma de decisiones.

La gestión por procesos no es solo para las grandes empresas; es para toda organización que tenga como valor fundamental la satisfacción al cliente, la gestión de sus recursos y la eficiencia.

Un claro ejemplo de optimización de recursos es la implementación de los procesos de compras y pago a proveedores, en lugar de solo comprar y pagar. De esta manera, compras puede hacer más eficiente su gestión, el sector de finanzas obtener información sobre pagos pendientes con mayor anticipación, optimizando así los recursos tanto económicos como operativos de la empresa.

Si se aplica la gestión por procesos para tramitar la adquisición de cualquier servicio o insumo, por ejemplo, se deberá procesar una «orden de compra», que permitirá conocer los compromisos asumidos y sus respectivos vencimientos, o sea que la empresa no va a enterarse de la obligación al tener la factura en mano, sino que lo sabrá antes y podrá prever y ordenar sus finanzas optimizando el flujo de dinero.

A su vez, con el proceso de compras implementado el área de producción o de ventas tendrá información sobre la existencia o no de materiales, producto, insumos por ingresar, etc. lo que a su vez le permitirá planificar las otras partes del proceso.

Así, el trabajo por procesos permite medir resultados obtenidos y compararlos contra los objetivos planteados, convirtiendo esa información en una enorme ventaja competitiva.

Otra ventaja sin precedentes es el aprovechar la información generada a través del XML que permite digitalizar cualquier proceso interno, de verificación y corrección con la única intención de validar el correcto cumplimiento de las obligaciones y procesos a cumplir.

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La tecnología digital está transformando la organización financiera de las empresas. Así, esta área evolucionará, dejando de ser un centro de control de gastos, contabilidad y presentación de informes para convertirse en un motor que generará valor para el negocio.

Tecnologías como el big data, el cloud y la robótica contribuirán a una mayor agilidad y eficiencia de la función financiera, ya que su aplicación reducirá el tiempo dedicado a los procesos tradicionales, aumentando la productividad. También recortará el tiempo destinado a elaborar informes permitiendo focalizarse más en el análisis, la toma de decisiones y la gestión de riesgos, creando valor para la organización, además de suponer un cambio en la empresa y de tener impacto en las personas.

A medida que se afiance este modelo, el papel de los directores financieros tiene que cambiar. De hecho, han ido ganando influencia en el negocio en los últimos años. Así, el 73% cree que su implicación en la planificación estratégica es ahora mayor que hace dos años. La organización financiera digital acelerará esta evolución del financiero, que dejará de ser un experto en costos para convertirse en un arquitecto de valor para el negocio. Sin embargo, este proceso no será posible si las organizaciones no realizan tres cambios importantes que guiarán su evolución en los próximos años: un nuevo modelo operativo, una nueva tecnología y nueva forma de captar talento.

La digitalización está rompiendo los componentes tradicionales de las finanzas (procesamiento de operaciones, control y gestión del riesgo, generación de informes y análisis) y cambiará la forma en que está organizada el área financiera. Recientes estudios señalan que, en el futuro, debe estar conformada por tres grandes áreas. La primera, el centro de competencia analítica, donde no sólo se analizan datos financieros, también se evalúan tendencias de producto, clientes, costos y proyectos. La segunda, el área de servicios de negocio integrados, que presta asistencia a empleados, clientes y proveedores en todos los departamentos. Según el estudio, más del 80% de los servicios financieros tradicionales será realizado por equipos multidisciplinarios en 2020. Y, la tercera, el centro de control y comunicaciones. Éste, que realiza labores de control, compliance y gestión del riesgo, es ágil, flexible y económico y los equipos especializados trabajan con procesos optimizados.

Como se conoce los temas que ya se generan digitalmente son por ejemplo el XML de Ingresos, Egresos, Nomina, Traslado y Pago, así como  la automatización de la contabilización de los mismos para poder realizar   el control de IVA, cumplir con el DPIVA y la Contabilidad Electrónica solo por mencionar algunos.

La tecnología permitirá automatizar la mayoría de las tareas rutinarias, lo que significará que el personal financiero podrá dedicar más tiempo a tomar decisiones, a la analítica predictiva y a la gestión del rendimiento.

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